Chiusi ma non fermi: è tempo di ripensare alla propria attività, al modo di lavorare che avevamo, alle tante cose che avremmo voluto fare e che non abbiamo mai trovato il tempo di fare, alle cose che “abbiamo sempre fatto così” e adesso c’è tempo di chiedersi se hanno senso e se non si possono fare meglio.
«Il periodo di fermo obbligato - afferma Giacomo Pini, titolare della società di consulenza Gp.Studios - deve servire ai ristoratori per riorganizzare tutto quello che normalmente veniva lasciato indietro e dove si annidano perdite di efficienza e di costi».
È il momento di razionalizzare: «Alla ripartenza gli spazi di manovra si stringeranno molto - spiega Pini - e tutte le risorse disponibili, anche le più insignificanti, diverranno essenziali».
Quattro gli ambiti su cui, secondo Pini, vale la pena concentrarsi per scovare e ridurre sprechi e inefficienze comuni a tanti locali: inventario, menu, layout e, per finire, analisi per centri di costo.
Inventario attento
Spesso il magazzino nasconde vere e proprie perdite, sotto forma di merci dimenticate o acquistate in eccesso. Soprattutto in un periodo di fermo, è fondamentale controllare bene le scorte e le scadenze. «Tutto quello che non è utilizzato produce perdite di denaro - afferma l’esperto -. È il momento di costruirsi un modello di inventario che permetta di tenere sotto controllo merci, quantità e date di scadenza. Alla riapertura andrà gestito bene con i carichi e gli scarichi e sottoposto a verifica almeno una volta al mese». Le perdite maggiori si nascondono, normalmente, dove uno meno se lo aspetta: nei prodotti a lunga conservazione. «L'inventario dà la dimensione di quanto uno non ricordava più di avere - spiega Pini -: classicamente, prodotti acquistati in quantità per "approfittare" delle promozioni con l'idea che prima o poi sarebbero serviti e poi "abbandonati". L'abbiamo riscontrato nell'80% dei ristoranti che abbiamo seguito».
Un menu ingegnerizzato
È il momento anche di guardare con attenzione al proprio menu. Ci sono piatti che nessuno ordina, che generano più sprechi di altri, troppo complessi come preparazione, con materie prime di difficile reperibilità? Meglio pensare a una carta più snella, anche per ridurre la complessità della gestione.
Concentrarsi sulle cose che si sanno fare bene, quelle per cui siamo famosi: una volta fatta questa riflessione, si passa alla parte operativa: «Occorre rivedere tutte le ricette e le procedure - spiega Pini -: grammare, pesare, procedurizzare tutti i piatti, in modo da ridurre gli sprechi e i tempi di preparazione e ottimizzare i flussi di lavoro. L’ideale sarebbe riuscire a trasferire le pratiche in diagrammi di flusso, creando delle schede che sintetizzino le procedure da adottare».
Spazi di lavoro ottimizzati
Spesso l’operatività in cucina è una macchina costruita aggiungendo nel tempo pezzo dopo pezzo man mano che ne è sorta l’esigenza. Il frutto di tanti successivi adattamenti che finiscono per dar vita a un caos organizzato, una situazione dove tutti sanno cosa fare ma non necessariamente lo fanno con il minor impiego di tempo e di spazio. Con spazi arrangiati o ricavati da altri, percorsi a ostacoli, office improbabili e soluzioni ai limiti della praticabilità. Risultato: errori, sprechi, incidenti, rotture o anche semplicemente più tempo per fare le cose.
«A bocce ferme è il momento di rivedere tutti gli spazi di immagazzinamento e preparazione e tutti i layout operativi – spiega Pini -, partendo dall'immaginare i flussi di lavoro per ottimizzare al massimo gli spazi e recuperare e ridurre gli spostamenti e i tempi nelle operazioni di preparazione».
Analisi dei costi per macroaree
L'ultima cosa da fare è analizzare tutti i centri di costo, prendendo tre macro aree: risorse umane, diviso in produzione (cucina) e vendita (sala), materie prime (sia food sia beverage) e attrezzature: l'idea è trovare come razionalizzare al massimo quel che facevo e farò (che è un concetto ben diverso dal tagliare). «Lavorando sugli elementi citati prima, si può arrivare a ridurre i propri costi dall'8 al 12%» conclude Pini.
